Mặc dù các công nghệ hiện đại trên thực tế đã không còn loại bỏ thể loại thư ký trong đời sống riêng tư, và chúng ta thực tế đã ngừng viết thư cho bạn bè, người quen và người thân, nhưng thư từ kinh doanh vẫn còn phù hợp. Điều này là do thư kinh doanh là một tài liệu pháp lý, giống như các thỏa thuận được ký kết và thực hiện đúng cách khác. Vì vậy, bất cứ ai, trong nhiệm vụ chính thức của họ, làm việc với thư từ, cần phải học cách viết thư.
Hướng dẫn
Bước 1
Nếu chúng tôi đã đồng ý rằng một bức thư thương mại là một tài liệu, thì thiết kế của nó phải tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn và yêu cầu đối với tài liệu. Nó được viết trên giấy tiêu đề của tổ chức, trên một tờ giấy khổ A4 tiêu chuẩn. Theo truyền thống, phông chữ là Times New Roman hoặc Arial với kích thước 12. Lề bên trái là 3 cm, bên phải - 1,5 cm.
Bước 2
Biểu mẫu phải chứa tất cả các thông tin cần thiết về tổ chức mà bạn đại diện: tên, địa chỉ pháp lý, chi tiết ngân hàng và số fax liên lạc, điện thoại, địa chỉ e-mail.
Bước 3
Ở bên trái, cho biết chủ đề của bức thư, cố gắng lắp vào một cụm từ ngắn. Ở bên phải, viết thư dự định cho ai - tên, tên viết tắt của người nhận, chức vụ của anh ta, tên và địa chỉ của tổ chức. Bắt đầu tất cả các thư công việc bằng địa chỉ "Kính gửi …", trong địa chỉ, hãy nhớ viết tên và tên viết tắt của người nhận.
Bước 4
Trước khi bạn bắt đầu viết một lá thư, hãy tập trung và cân nhắc những suy nghĩ, đề xuất hoặc thông tin bạn muốn truyền đạt cho người trả lời của mình. Bạn phải hiểu rằng những bức thư dài, lộn xộn và không mạch lạc không ai muốn đọc.
Bước 5
Để sau những câu đầu tiên, lá thư của bạn không bị gửi vào thùng rác hoặc bị hủy đăng ký, hãy trình bày văn bản của bạn theo một trình tự hợp lý, để mỗi câu tiếp theo là sự tiếp nối của câu trước và chứa đầy ý nghĩa mới. Một bức thư như vậy sẽ được đọc một cách thích thú. Ngoài ra, hãy cố gắng giữ trong vòng 1 tờ âm lượng. Đây là chỉ số đánh giá khả năng diễn đạt ngắn gọn và rõ ràng suy nghĩ của bạn, điều này ngay lập tức thu hút người tiếp nhận đến với bạn.
Bước 6
Trong nội dung bức thư, hãy dành đoạn đầu tiên để trình bày ngắn gọn về vấn đề, nhiệm vụ và chỉ ra lý do tại sao giải pháp của nó là cần thiết. Sau đó, bày tỏ suy nghĩ của bạn về vấn đề này, đưa ra gợi ý hoặc chỉ những thông tin cần thiết. Cuối cùng, hãy đưa ra kết luận và mô tả lợi ích của việc chấp nhận đề xuất của bạn hoặc đưa ra một phân tích ngắn gọn về thông tin mà bạn đã trình bày ở trên.
Bước 7
Ký tên vào thư, đưa ra bảng điểm chữ ký của bạn ghi rõ chức vụ và số điện thoại liên hệ.
