Bấm kim tài liệu là một thủ tục phổ biến trong môi trường văn thư, văn phòng. Mặc dù thực tế là nó có vẻ đơn giản, nhưng có những quy định đặc biệt xác định các quy tắc khâu tài liệu và thực hiện chúng. Và các quy tắc này nên được biết để các tài liệu được gửi đến đấu thầu hoặc vào kho lưu trữ không bị trả lại để xử lý và sửa đổi thêm.
Hướng dẫn
Bước 1
Để đảm bảo an toàn cho các tài liệu sau khi nhấp nháy, cũng như để đảm bảo rằng chúng được lưu trữ theo đúng thứ tự, tất cả các tờ trừ bản kiểm kê phải được đánh số. Các tài liệu được nộp theo thứ tự thời gian hoặc bảng chữ cái. Các phong bì có các trang lồng nhau được đánh số trước các trang lồng nhau. Các tấm trống được loại ra khỏi hộp và bị hủy mà không đánh số.
Bước 2
Đánh số các trang của hộp bằng bút chì đơn giản từ trên xuống dưới, để lại các số ở góc trên bên phải của mỗi trang, không ảnh hưởng đến văn bản. Đánh số ảnh và đồ họa ở mặt sau ở góc trên bên trái.
Bước 3
Nếu các tài liệu có bất kỳ bản đồ nào được dán từ nhiều tờ, hãy đánh số chúng thành một tờ, cho biết số tờ được dán. Khi kết thúc việc đánh số, hãy viết thư xác nhận vào một tờ giấy riêng. Ghi rõ số tờ và tính năng của từng tài liệu, cũng như tình trạng vật lý của chúng.
Bước 4
Ngoài ra, phải lập một bản kiểm kê cho bộ tài liệu đã nộp. Không đánh số phiếu kiểm kê. Trong bản kiểm kê, ghi tên tài liệu, nhập ngày kiểm kê, chú thích xác định mục đích của bộ tài liệu, đồng thời liệt kê tất cả tài liệu, có tính đến số lượng tờ. Cuối bản kiểm kê, hãy nhập tên, họ và họ của người khởi xướng.
Bước 5
Kích thước của bìa của mỗi trường hợp phải là 229x324 mm. Trên tấm đầu tiên và tấm cuối cùng của hộp, hãy dán các dải bìa cứng mỏng trước khi may. Một sợi dây được luồn qua các dải này. Sử dụng keo silicat để hoàn thiện vỏ máy.
Bước 6
Trên mép trái của lề, không chạm vào trường văn bản, tạo ba lỗ bằng dùi hoặc dùi lỗ đối xứng dọc theo toàn bộ chiều cao của trang tính, cách nhau 3 cm. Để may, sử dụng chỉ khâu hoặc dây chun và kim khâu.
Bước 7
Khâu tài liệu hai lần để đảm bảo bộ tài liệu chắc chắn. Kéo các đầu của sợi chỉ từ lỗ chính giữa ở mặt sau của tờ cuối cùng và buộc chúng lại trong một nút. Dán một nhãn dán lên vỏ với một dòng chữ chắc chắn, niêm phong nó và đóng bộ phận lắp ráp.
Bước 8
Để các đầu của chủ đề tự do. Nhãn chứng nhận phải có chữ ký rõ ràng, dễ đọc của người quản lý và con dấu của tổ chức.
