Mục đích chính của sự kiện là cung cấp thông tin cho những người tham gia hoặc để những người tham gia có được kinh nghiệm nhất định. Một sự kiện lý tưởng giống như kim đồng hồ - mọi thứ diễn ra theo một trình tự chặt chẽ, các hành động của ban tổ chức được phối hợp nhịp nhàng và không lạc nhịp với nhau. Đây là kết quả của việc lập kế hoạch và chuẩn bị, thường mất vài tháng.
Nó là cần thiết
- - đội ngũ ít nhất năm nhân viên
- - ngân sách cho sự kiện
Hướng dẫn
Bước 1
Trước hết, hãy xác định mục đích và chủ đề của sự kiện. Trên cơ sở này, toàn bộ kế hoạch tiếp theo của sự kiện sẽ được xây dựng. Mục đích của sự kiện xác định cách tiếp cận tiếp thị và đối tượng mục tiêu mà sự kiện dành riêng cho.
Bước 2
Quyết định địa điểm tổ chức sự kiện. Địa điểm phải phụ thuộc vào cả mục đích của sự kiện và số lượng người tham gia, cũng như vào kịch bản dự kiến của sự kiện. Điều quan trọng là phải chăm sóc các dịch vụ của khách. Hãy xem xét một số tùy chọn và chọn tỷ lệ giá cả chất lượng tối ưu nhất.
Bước 3
Quảng bá sự kiện một cách tích cực. Chiến dịch quảng cáo nên bắt đầu từ một tháng rưỡi trước khi bắt đầu sự kiện và kết thúc trước một tháng. Song song với nó, thủ tục “gọi điện lạnh lùng” để mời khách tham gia một sự kiện là hợp lý. Tất cả các hoạt động để hình thành danh sách những người tham gia phải được hoàn thành tối đa một tuần trước khi sự kiện diễn ra.
Bước 4
Sử dụng sự giúp đỡ của các nhà tài trợ hoặc các chức sắc. Điều này sẽ không chỉ củng cố các kết nối kinh doanh của bạn mà còn mang lại một trạng thái nhất định cho sự kiện của bạn. Phân bổ thời gian cho những người này phát biểu, tốt nhất là vào đầu sự kiện.
Bước 5
Phân bổ trách nhiệm giữa các nhân viên tham gia điều phối hoạt động. Mọi người nên biết rõ ràng vòng tròn trách nhiệm của họ và những sự kiện mà họ nên kiểm soát. Không được có đốm trắng, mọi người nên có hướng dẫn ở dạng in và thuộc lòng.
Bước 6
Một ngày trước hội thảo, cần hướng dẫn lại các nhân sự thực hiện các hoạt động điều phối tại sự kiện. Vào ngày diễn ra sự kiện, tất cả các điều phối viên phải xuất hiện ít nhất một giờ trước khi bắt đầu sự kiện.
